総務部長の悩み「保険の契約書がバラバラ」をどう整理する？｜企業リスクを見える化する3つのポイント

「保険の契約書や関連資料が複数のファイルに分かれていて、会社全体を把握できていない」

「担当者に聞かないと、どの契約が何のためにあるのか分からない」

企業の総務・管理部門では、このような状態になっていることがあります。

保険契約や関連資料の整理は、会社全体のリスクと現在の備えを確認する第一歩です。

一見すると「ファイル整理」の問題に見えますが、本当に確認したいのは書類がきれいに並んでいるかではありません。

会社にどのようなリスクがあり、それに対して現在どのような備えがあり、何が不足しているのかを把握できているか。

というリスク管理の問題です。

この記事では、保険契約や関連資料の整理をきっかけに、会社全体のリスクを「見える化」するための3つのポイントを解説します。

ポイント1｜まず「契約書」ではなく「会社のリスク」から整理する

保険証券や契約書を整理するとき、保険会社別や契約年度別にファイルを並べるだけでは、会社全体のリスクは見えにくいままです。

まず確認したいのは、会社にどのようなリスクがあるのかです。

例えば、企業には次のようなリスクがあります。

• 火災・自然災害による建物や設備の損害
• 事故によって事業が止まる休業リスク
• 商品・サービスに関する賠償責任
• 従業員の労災・業務災害
• 自動車事故
• サイバー攻撃や情報漏えい
• 経営者に万一のことがあった場合の事業継続

そのうえで、現在加入している保険や社内の対策が、どのリスクに対応しているのかを紐づけていきます。

「保険契約の一覧」をつくるだけではなく、「リスクと備えの一覧」をつくる。

この視点に変えると、重複している可能性のある保障や、確認が必要なリスクが見えやすくなります。

ポイント2｜「担当者しか分からない」をなくす

企業の保険管理で注意したいのが、情報の属人化です。

例えば、

• どの保険に加入しているか担当者しか分からない
• なぜその契約をしたのか経緯が残っていない
• 更新時期を担当者個人が管理している
• 事故が起きたときの連絡先が共有されていない
• 担当者の異動や退職で契約内容が分からなくなる

といった状態です。

平常時には問題がないように見えても、事故や災害が発生したときに必要な情報へすぐアクセスできなければ、対応が遅れる可能性があります。

そのため、契約内容だけではなく、

• 契約の目的
• 対象となる事業・拠点・設備等
• 保険期間・更新時期
• 保険会社・取扱代理店
• 事故発生時の連絡先
• 社内の担当部署・担当者

などを、必要な担当者が確認できる状態にしておくことが大切です。

「担当者が知っている状態」から「会社として把握できている状態」に変えることがポイントです。

ポイント3｜「保管する」から「経営判断に使う」へ

保険証券や契約書をきれいにファイリングすること自体が目的ではありません。

整理した情報を、会社のリスク管理や経営判断に使える状態にすることが重要です。

例えば、契約内容と会社の現状を並べて確認すると、次のような問いが出てきます。

• 事業規模が大きくなったが、保障内容は以前のままでよいか
• 新しい設備や拠点が契約内容に反映されているか
• 新しく始めた事業に必要なリスク対策はできているか
• サイバーなど新しいリスクへの対応は必要か
• 複数の契約で同じリスクを確認していないか
• 現在の事業内容に対して確認が必要なリスクはないか

こうして見ると、保険契約の整理は単なる総務業務ではありません。

会社の現状とリスクを照らし合わせ、今後どう備えるかを判断するための経営情報の整理になります。

外部の視点を入れると「なぜこの契約があるのか」を整理しやすい

長年保険契約を継続している会社では、契約した当時の担当者がすでにいなかったり、加入目的が社内で共有されていなかったりすることがあります。

また、複数の保険会社や代理店と取引している場合、会社全体の契約内容を横断的に把握することが難しいケースもあります。

そのような場合には、外部の専門家と一緒に、

• 現在の契約を一覧化する
• それぞれの契約目的を確認する
• 会社のリスクと契約を対応させる
• 確認が必要な重複・不足を整理する
• 更新時期や管理方法を整理する

といった作業を行う方法もあります。

重要なのは、「保険を増やすための点検」ではなく、「会社のリスクと現在の備えを把握するための点検」として行うことです。

保険を見直す前に、会社全体を見える化する

「保険を見直した方がいいですか？」という相談に対して、すぐに新しい保険を比較する必要があるとは限りません。

まず整理したいのは、

会社には何のリスクがあるのか。
現在は何で備えているのか。
その備えは現在の事業内容に合っているのか。

という3点です。

その結果、現在の契約を継続するという判断もあれば、契約内容の確認が必要になる場合、保険以外の対策を検討した方がよい場合もあります。

つまり、保険契約を整理する目的は「新しい保険を選ぶこと」ではありません。

経営者や総務部門が、会社のリスクについて判断できる状態をつくること。

それがリスク管理の「見える化」です。

総務部長・管理部門の方へ｜こんな状態なら一度整理してみてください

• 保険証券が複数のファイルや拠点に分かれている
• 会社が加入している保険を一覧で説明できない
• 契約した目的が分からない保険がある
• 更新時期を担当者個人が管理している
• 担当者が異動・退職すると引き継ぎが難しい
• 複数の保険会社・代理店との契約をまとめて確認したい
• 保険だけでなく会社全体のリスクを整理したい

ティ・アイ・エス株式会社 法人事業部では、企業の保険契約を単体で見るのではなく、会社の事業内容やリスクと照らし合わせながら、現在の備えを整理することを大切にしています。

「何の保険に入るか」の前に、「会社に何のリスクがあるか」を整理する。

契約書や保険証券の整理を、会社全体のリスク管理を見直すきっかけにしてみてはいかがでしょうか。

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注意事項

本記事は、企業のリスク管理および法人向け保険に関する一般的な情報提供を目的としています。

特定の保険会社・保険商品への加入を推奨するものではなく、個別の保険契約の締結または加入を勧誘するものではありません。

実際の補償内容、保険金のお支払い条件、対象外となる事項等は、保険会社、商品、契約内容、約款、特約等によって異なります。個別の契約については、保険証券、約款その他の契約資料をご確認ください。